Versand außerhalb der EU? So füllen Sie die Handelsrechnung richtig aus [Gratis-Tool]

Sie kennen bestimmt bereits die Handelsrechnung? Nein? Wenn Sie als Onlinehändler in ein Land außerhalb der EU versenden, so werden Sie mit der jeweiligen Zollgesetzgebung des jeweiligen Landes konfrontiert. Oftmals herrscht dabei Verwirrung darüber, welche Dokumente Sie Ihrem Paket beilegen müssen, damit dieses möglichst schnell und reibungslos Ihren Kunden erreicht.

Eines dieser benötigten Dokumente ist die sog. Handelsrechnung. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, worum es sich bei einer Handelsrechnung handelt, warum Sie eine Handelsrechnung brauchen und wie Sie diese richtig ausfüllen!

Was ist eine Handelsrechnung, wozu wird sie benötigt und wann kommt sie zum Einsatz?

Eine Handelsrechnung ist ein für den Warenexport in Länder außerhalb der EU bestimmte Rechnung, die Sie benötigen, damit Ihr Paket den Zoll des Landes, in das Sie liefern, ohne Probleme passieren kann. Die Handelsrechnung dient darüber hinaus als Dokumentation der gesamten Vertragsabwicklung und als Beweismittel bei Störung des Kaufvertrags.

Eine korrekt ausgefüllte Handelsrechnung hilft den Zollbehörden bei der Erhebung von Steuern und Zollgebühren für Ihr Paket. Zudem vermeiden Sie dadurch Verzögerungen!

Außerdem kann der Zoll sehen, ob Ihr Paket alle Anforderungen erfüllt. Sie geben zudem wichtige Informationen an das Bestimmungsland weiter (wie z. B. Steuerpflichten des Empfängers). Stellen Sie sicher, dass Sie die Handelsrechnung korrekt ausfüllen, damit Ihr Paket auch pünktlich ankommt. 

Für Pakete mit Versand innerhalb der EU benötigen Sie keine Handelsrechnung. Einen Überblick über alle Länder der EU finden Sie auf der offiziellen Seite der Europäischen Union . Beachten Sie im Zweifelsfall auch die Liste der Gebiete mit Sonderregelungen: Einige Gebiete gehören zwar zur EU, sind aber nicht Teil des Zollgebiets der EU.

Für einige internationale Sendungen außerhalb der EU sind neben der Handelsrechnung ebenso eine Zollinhaltserklärung (CN22 oder CN23), eine CP71-Paketkarte und gegebenenfalls ein Ursprungszeugnis (CO) nötig.

Dieser Artikel behandelt hauptsächlich die Themen Handelsrechnung und internationaler Versand. 

Wann müssen Sie eine Pro-Forma-Rechnung erstellen?

Im Gegensatz zu “normalen Lieferungen” besitzen Samples oder Geschenklieferungen keinen richtigen Warenwert. In diesem Fall müssen Sie eine sog. Pro-Forma-Rechnung erstellen. Dabei handelt es sich um eine Rechnung, bei der der Empfänger keinen Betrag begleichen muss. Ansonsten weicht sie kaum von einer typischen Handelsrechnung ab.

Worin unterscheiden sich Handelsrechnung und CN22/CN23 Formular?

Wenn Sie international außerhalb der EU versenden möchten, dann benötigen Sie oft mehrere Dokumente. Dabei kommt es oftmals vor, dass Handelsrechnung und CN22/CN23 Formulare miteinander verwechselt werden. 

Alle diese Dokumente geben dem Zoll darüber Auskunft, welche Waren in einem Land importiert oder exportiert werden. Dennoch sollten sie nicht miteinander verwechselt werden. Doch worin liegen genau die Unterschiede?

Dazu haben wir für Sie kurz zusammengefasst, was die Dokumente jeweils enthalten müssen:

CN22 und CN23 Formular sind verpflichtende Zollformulare, die Sie für alle Sendungen, die über ein Postunternehmen in Länder außerhalb der EU gehen, beifügen müssen. Ob Sie ein CN22 oder CN23 Formular benötigen, hängt vom Wert und der Art Ihrer Sendung ab. 

Das Formular enthält Informationen über die zu transportierenden Waren. Diese werden dazu gebraucht, um festzustellen, ob Steuern bezahlt werden müssen oder nicht. 

Beachten Sie auch: Ein CN23 Formular wird stets von einer CP71-Paketkarte begleitet.

Die Handelsrechnung dient auch als ein Exportdokument, das Sie für alle Handelssendungen außerhalb der EU benötigen. Es ist ein verpflichtendes Zolldokument, das Auskunft über den Inhalt des Pakets und die zuvor getroffenen Vereinbarungen (z. B., wer die Zollgebühren bezahlen muss) gibt. Auf der Grundlage der Handelsrechnung bestimmt der Zoll, ob für die versendeten Waren Einfuhrabgaben zu entrichten sind.

Wann benutzen Sie ein CN22/CN23 Formular und wann eine Handelsrechnung?

• Wenn Sie ein Paket außerhalb der EU versenden und dazu ein Postunternehmen wie die Österreichische Post verwenden, dann müssen Sie das CN22 oder CN23 Formular benutzen. Das CN22 oder CN23 Dokument wird vom Weltpostverein verwendet und ist somit für Postunternehmen unverzichtbar. Sie müssen bei solchen Sendungen ebenso eine Handelsrechnung beilegen.
• Wenn Sie auf einen Versanddienstleister wie DHL oder DPD zurückgreifen, dann benötigen Sie weder CN22 noch CN23 Formular. Die Handelsrechnung bleibt allerdings weiterhin Pflicht.

Beachten Sie: Bei E-Commerce-Sendungen ist eine Handelsrechnung immer verpflichtend. Pakete, die über ein Postunternehmen verschickt werden, müssen stets ein korrekt ausgefülltes CN22 oder CN23 Formular beinhalten.

Nichtsdestotrotz: Um Verzögerungen bei der Zustellung zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen, Ihre Sendung immer mit beiden Dokumenten zu versehen.

Paperless Trade für Sendungen mit DHL Express oder UPS

Wenn Sie mit DHL Express oder UPS verschicken, dann können Sie auf “Paperless Trade” zurückgreifen. Paperless Trade bedeutet, dass Ihre Zollformulare digital an den Versanddienstleister übermittelt werden. Sobald Sie Ihre internationale Bestellung abgeben haben, erfolgt automatisch die Weiterleitung der relevanten Zollformulare.

Damit sparen Sie nicht nur Zeit, den Druckaufwand und Mehrkosten, sondern beugen außerdem einem Verlust wichtiger Dokumente vor. Sendcloud benutzt Paperless Trade automatisch, wenn Sie mit DHL Express oder UPS in Länder außerhalb der EU versenden.

Wie füllen Sie die Handelsrechnung korrekt aus?

Was sollte eine Handelsrechnung unbedingt beinhalten? Zwar gibt es in Hinblick auf die Handelsrechnung kein standardisiertes Format, dennoch gibt es einige Elemente, die die Handelsrechnung immer enthalten muss. Dazu gehört die Auskunft über die im Versandprozess beteiligten Parteien sowie über die versendeten Güter.

Im Folgenden haben wir die Teile der Handelsrechnung für Sie zusammengefasst, die am schwierigsten auszufüllen sind. Dem folgt ein Glossar mit weiteren Erläuterungen.

Bitte beachten Sie: Eine Handelsrechnung müssen Sie immer auf Englisch ausfüllen!

Was versenden Sie? Geben Sie Auskunft über Warenart, Anzahl, Gewicht und Warenwert

Auch wenn es offensichtlich scheint, sei es zur Sicherheit nochmals erwähnt: Die Beschreibung des Inhalts der Lieferung muss unbedingt auf Ihrer Handelsrechnung enthalten sein. Damit informieren Sie die Zollbehörden darüber, was Sie genau verschicken. 

Aus Ihrer Beschreibung muss hervorgehen, was Sie verschicken, woraus der Artikel besteht und – unter Umständen – welchen Zweck die Lieferung verfolgt. 

Sie müssen dies für jeden einzelnen Ihrer Artikel jeweils tun. Internationale Sendungen werden oft gescannt und Sie müssen ggf. mit einer hohen Geldstrafe rechnen, falls Ihre Beschreibung nicht mit der tatsächlichen Lieferung übereinstimmt. Daher es ist sehr wichtig, dass Sie Ihre Handelsrechnung äußerst sorgfältig ausfüllen.

Geben Sie außerdem die Warenanzahl, das Gesamtgewicht und den Gesamtwert in Euro sowie den Inhalt des Pakets genauestens an. Es ist sehr wichtig, diese Angaben so genau wie möglich zu machen. 

EORI-Nummer

Vergiss nicht bei deiner Handelsrechnung, deine EORI-Nummer anzugeben! Über die EORI-Nummer können die europäischen Zollbehörden beim Import und Export von Produkten die notwendigen Händlerinformationen unkompliziert an ihre Kollegen außerhalb der EU weitergeben. Dadurch ist der reibungslose Handel ins EU-Ausland sichergestellt. Die europäische EORI-Nummer setzt sich aus zwei Buchstaben (Länderkürzel) und fünfzehn Ziffern zusammen und kann bei der Generalzolldirektion beantragt werden.

Bei B2C-Geschäften reicht es, die eigene EORI-Händlernummer anzugeben. Solltest Du allerdings ein B2B-Geschäft abwickeln, so musst Du ebenso die EORI-Nummer des Empfängers angeben.

HS-Code oder Warenconde

Jeder einzelne Artikel Ihrer Lieferung muss mit einem korrekten HS- oder Warencode versehen werden. Das “Harmonized System” (HS-Codes) klassifiziert die verschiedenen Waren, damit der Zoll weiß, welche Art von Steuern bezahlt werden müssen. Geben Sie daher unbedingt die richtigen Codes an.

Der Hersteller Ihres Produkts sollte den relevanten HS-Code kennen. Sollte dies nicht der Fall sein, so können Sie den Code auch selbst nachschlagen. Das Nachschlagen des richtigen Codes ist nicht einfach. Allerdings gibt es eine Reihe von Möglichkeiten, den korrekten Code Ihres Produkts zu finden. 

Eine Möglichkeit ist es, sich bei einem Ansprechpartner der Wirtschaftskammer Österreich (WKO) über die jeweilige Nummer zu informieren. Brauchen Sie weitere Hilfe? Dann recherchieren Sie über das Online-Auskunftssystem TARIC (Integrierter Tarif der Europäischen Gemeinschaft).

Ursprungsland

Im Feld “Country of Origin” geben Sie das Produktionsland Ihrer Ware an. Für viele Länder außerhalb der EU benötigen Sie außerdem zusätzlich ein sog. CO-A-Dokument. Dies hat meist handelspolitische Gründe.

Die Incoterms (Internationale Handelsklauseln)

Bei den Incoterms handelt es sich um internationale, standardisierte Handelsklauseln für den Warenversand.

Die Incoterms geben an:

• Wer die Verantwortung für Versand, Versicherung, Import und Zollgebühren der Lieferung trägt.
• Wer sich um den Transport kümmert .
• Wer die Verantwortung für jeden einzelnen Schritt des Versandprozesses trägt.
• An welchem Punkt Risiko und Kosten der Lieferung vom Verkäufer an den Käufer übergehen.

Stellen Sie unbedingt sicher, dass Ihr Versanddienstleister die jeweiligen Incoterms auch unterstützt!

Die Incoterms werden regelmäßig, alle 10 Jahre aktualisiert, so auch 2020. Die Incoterms von 2010 gelten zwar auch weiterhin, immer mehr Unternehmen stellen aber derzeit auf die aktuellen Incoterms von 2020 um. In unserem Artikel haben wir für Sie alle wissenswerte Fakten zu den Incoterms 2020 zusammengefasst.

Welche Incoterms werden am meisten genutzt?

Es existiert eine Vielzahl an verschiedenen Incoterms. Daher fragen Sie sich bestimmt, welche Incoterms für Sie relevant sind.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass folgende Incoterms am häufigsten vorkommen:

• EXW (“Ex Works”)
• FOB (“Free on Board”)
• CFR (“Cost & Freight”)
• DAP (“Delivered at Place”)
• DDP (“Delivered Duty Paid”)

Falls Sie nicht genau wissen, welchen Incoterm Sie wählen sollten, dann sind Sie mit der Wahl des DAP stets auf der sicheren Seite. DAP bedeutet, dass Sie als Verkäufer die Versandkosten tragen sowie die Versicherung abschließen und die relevanten Exportdokumente bereitstellen müssen. Der Empfänger übernimmt alle anfallenden Einfuhr- und Zollgebühren.

Glossar für Ihre Handelsrechnung

Wir erinnern uns: Sie müssen die Handelsrechnung immer auf Englisch ausfüllen. Egal, ob Sie Ihre eigene Handelsrechnung entwerfen wollen oder auf ein Muster einer Handelsrechnung zurückgreifen: Manchmal sind die einzelnen englischen Begriffe unklar. Deshalb haben wir für Sie ein Glossar zusammengestellt.

Die gängigsten Begriffe in Bezug auf die Handelsrechnung sind:

• From: Die Person, die das Paket versendet (Sie).
• To: Der Empfänger des Pakets (Person oder Unternehmen).
• Intermediate Consignee: Sollten Sie das Paket an einen Zwischenhändler schicken, so tragen Sie diesen hier ein (Person oder Unternehmen).
• Date: Das Datum, an dem Sie das Paket verschicken.
• Invoice Number: Ihre eigene Rechnungsnummer.
• Customer PO No: Referenz- oder Bestellnummer Ihres Artikels.
• Currency Used: Die Währung, auf die Sie sich in der Handelsrechnung beziehen.
• Country of Origin: Das Land, aus dem das Produkt stammt. Manchmal ist zusätzlich ein CO-A-Dokument nötig.
• Reason for export: Kreuzen Sie Zutreffendes an.

Mögliche “Reasons for export” können sein: Verkauf, Geschenk, Lieferung zu Reparaturzwecken, Rücksendung oder Mustersendung.

• B/L/AWB No: Bezieht sich auf das Transportdokument. Welche Vereinbarungen sollen mit dem Beförderer (meist für Erstellung des Dokuments verantwortlich) vereinbart werden? 
• Final Destination: Der finale Bestimmungsort Ihrer Lieferung.
• Export Route/Carrier: Das Versandunternehmen, mit dem Sie zusammenarbeiten, alternativ die Lieferroute Ihres Pakets.
• Terms of Sale: Dies sind die Incoterms.
• Terms of Payment: Die genauen Zahlungsbedingungen, die Sie mit dem Käufer vereinbart haben (z. B.: Zahlung innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Ware).
• Terms of Freight: Die Lieferbedingungen (z. B.: Prepaid oder Collect). Auch in den Terms of Sales, bzw. Incoterms zu finden.
• No. of Packages: Die genaue Anzahl der versendeten Pakete.
• Comments: Platz für Versand-, Lieferbedingungen oder sonstige Anmerkungen.
• Contents: Eine genaue Beschreibung der Artikel, die Sie versenden.
• HS Code: Der HS- oder Warencode.
• Value: Preis jedes einzelnen Artikels.
• Net Quantity: Gesamtzahl der Artikel.
• Weight KG: Gesamtgewicht des Pakets.
• Freight: Ggf. geben Sie hier die Versandkosten an.
• Insurance: Ggf. geben Sie hier die Versicherungskosten an.
• Date and signature: Ihr Name, Ihre Unterschrift und das aktuelle Datum. 

Die Handelsrechnung unterschreiben: Was auf den ersten Blick selbstverständlich erscheint, kann bei Vergessen dazu führen, dass das Paket nicht verschickt wird. Stellen Sie also unbedingt sicher, dass Sie Ihr Paket unterschreiben und korrekt datieren!

So fügen Sie die Handelsrechnung zu Ihrer Sendung hinzu

Normalerweise muss die Handelsrechnung in dreifacher Ausführung vorliegen.

Folgende drei Ausführungen der Handelsrechnung werden benötigt:

• Handelsrechnung für das Land, aus dem Sie senden.
• Handelsrechnung für das Land, in das Sie senden.
• Handelsrechnung für den Empfänger.

Sie müssen zwei Exemplare in einen transparenten Packlistenumschlag stecken, der an der Außenseite Ihres Paketes angebracht wird. Das dritte Exemplare, die Handelsrechnung für den Empfänger, kommt in das Paket hinein.

Beachten Sie auch die weiteren Anforderungen, die Ihr Paket erfüllen muss:

• Die Schachtel, mit der Sie Ihr Paket versenden, muss stabil genug sein und einen Sturz aus 1,5 Metern Höhe überstehen können.
• Das Paket muss mit Polstermaterial gefüllt werden. Aufgrund von Zensurbestimmungen darf es sich dabei allerdings nicht um Zeitungspapier handeln.
• Die Ecken der Schachtel müssen mit Klebeband verstärkt werden.

Lesen Sie dazu auch in unserem Artikel, wie Sie Schäden und Verlust beim Paketversand vermeiden.

Zu guter Letzt: Wir empfehlen Ihnen, für sich eine Kopie der Handelsrechnung und ggf. des CN22 oder CN23 Formulars anzufertigen. Die Kopien dienen bei Fehlern in der Versandabwicklung als Nachweis, durch den Sie hohe Zollgebühren vermeiden. Bewahren Sie Ihre Kopie sorgfältig auf! Damit sind Sie für alle Eventualitäten gewappnet.

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