Internationaler Versand von Paketen: 10 wissenswerte Tipps für Onlinehändler [Update 2023]

Internationaler Versand macht es für Onlineshopper immer einfacher, Produkte aus aller Welt zu bestellen. Internationaler Versand bietet für Onlineshops neue Möglichkeiten, da dank ihm Grenzen zunehmend verschwimmen. Wenn Sie als Onlinehändler Produkte in andere Länder außerhalb der Europäischen Union versenden möchten, so müssen Sie allerdings zahlreiche Aspekte berücksichtigen.

So hat jedes Land beispielsweise seine eigenen Regeln in Bezug auf Zoll und Einfuhrabgaben. Aber auch jeder Versanddienstleister hat wiederum eigene Anforderungen und Versandbedingungen. Wie können Sie also sicherstellen, dass Ihre Kunden aus beispielsweise der Schweiz oder China ihre Bestellungen rechtzeitig erhalten und ein internationaler Versand von Paketen problemlos vonstatten geht?

Die Welt des Onlinehandels gehört Ihnen und Sendcloud unterstützt Sie gerne dabei! Aus diesem Grund haben wir ein Whitepaper mit 10 wissenswerten Tipps für Onlinehändler zusammengestellt, damit auch Sie erfolgreich international versenden können. Im Folgenden erhalten Sie eine Vorschau über all das, was Sie detailliert im Whitepaper erwartet.

Internationaler Versand leicht gemacht: 10 Tipps in 2023

Längst ist es nichts Ungewöhnliches mehr, Kleidung aus den USA oder Schuhe aus China zu bestellen. Aber auch österreichische Onlineshops erfreuen sich bei ausländischen Kunden immer größerer Beliebtheit. Wussten Sie, dass z.B. einem DPD-Report zufolge 65% aller Onlineshopper regelmäßig in europäischen Onlineshops bestellen?

Für Onlinehändler bedeutet dies: Onlineshopper erwarten schnelle und unkomplizierte Lieferungen, egal aus welchem Land die Bestellung stammt. Daher sollten Sie sich gut mit den verschiedenen Versandoptionen und Zollbestimmungen der jeweiligen Länder vertraut machen.

1. Internationale Pakete sicher verpacken

Sie möchten, dass Ihre internationalen Pakete in unversehrtem Zustand bei Ihren Kunden ankommen? Dann beginnt ein optimaler Versand auch immer mit einem sicher verpackten Paket! Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie einen stabilen Versandkarton verwenden. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von internationalen Bestimmungen, die Sie einhalten müssen:

• Stellen Sie sicher, dass der Versandkarton stabil ist und einen Sturz aus 1,5 Metern Höhe übersteht.
• Füllen Sie die Verpackung mit Füllmaterial wie Schaumstoff, Luftpolsterfolie oder Styropor.
• Verstärken Sie die Kanten und Öffnungen der Versandverpackung mit zusätzlichem Klebeband.
• Verwenden Sie kein Zeitungspapier als Füllmaterial, falls Zensurbestimmungen bestehen.

Beachten Sie: Wählen Sie zwar einen Versandkarton, der groß genug ist, um ihn mit Füllmaterial füllen zu können, allerdings sollte er auch nicht größer als notwendig sein. Das spart Versandkosten und ist außerdem auch nachhaltiger.

2. Internationaler Versand von Paketen: Die landestypische Adressierung beachten

Eine korrekte landestypische Adressierung ist für die Zustellung Ihrer Sendungen unerlässlich. Die Adressierung ist je nach Land unterschiedlich, seien Sie daher aufmerksam.

Schauen Sie sich doch mal die folgenden Beispiele an. Es gibt stets einige kleinere und größere Details bei der Adressierung in einige Länder zu beachten, die sich von der deutschen Form klar unterscheidet:

Für Länder außerhalb der EU sollten Sie die E-Mail-Adresse und Telefonnummer Ihres Kunden auf dem Versandetikett angeben. Dies erhöht die Chance einer erfolgreichen Zustellung erheblich.

Bei der Verwendung einer Versandplattform wie Sendcloud wird die Telefonnummer, falls vorhanden, automatisch mit dem jeweiligen Paketdienst geteilt. Dies erhöht die Zustellungsquote erheblich und Sie reduzieren das Risiko einer Falschzustellung. Gerade beim internationalen Versand sollten Sie nichts dem Zufall überlassen!

3. Internationaler Versand: Versandoptionen berücksichtigen (Preis, Zeit und Bedingungen)

Für den internationalen Versand von Paketen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Bevor Sie sich entscheiden, sollten Sie sich Gedanken über den Preis, die Lieferzeiten sowie -bedingungen machen und internationale Versandoptionen berücksichtigen.

Erkundigen Sie sich beispielsweise über die durchschnittliche Lieferzeit für eine Sendung und teilen Sie diese Ihren Kunden deutlich mit. Postnetze, wie das der Post, sind im Versand oftmals etwas langsamer als Express-Netze wie die von DHL Express oder UPS. Geben Sie Ihrem Kunden immer die Wahl, seine Sendung entweder per Expressversand (z. B. gegen einen Aufpreis) zu versenden oder den Standardversand zu wählen.

Mit Sendcloud kombinieren Sie in Ihrem Checkout im Handumdrehen die besten Paketdienste und flexible nationale sowie internationale Versandoptionen.

4. Wissen, welche Produkte erlaubt sind und welche nicht

Als Onlinehändler dürfen Sie nur Waren international versenden, die auch im jeweiligen Bestimmungsort erlaubt sind.  Dabei hat jedes Land und jeder Paketdienst seine individuellen Regeln. Halten Sie sich nicht an diese Regeln, so kann die Ware beschlagnahmt werden. Eine Katastrophe!

Am besten lassen sich solche Vorgaben auf den Webseiten der jeweiligen Paketdienste nachlesen. UPS hat hierfür beispielsweise ein praktisches Tool entwickelt, mit dem Sie die spezifischen Bedingungen eines Landes einsehen können.

Folgende Produkte sind für den internationalen Versand meist nicht erlaubt:

• Spraydosen
• Alkoholische Getränke
• Zigaretten Waren mit begrenzter Haltbarkeit
• Benzin oder Öl
• Nagellacke
• Parfüm
• Gift
• Feuerzeuge
• Feuerlöscher
• Gasmasken
• Lottoscheine
• Rohdiamanten
• Beschädigte Batterien

5. Versandversicherung abschließen und versichert versenden

Versenden Sie Waren von hohem Wert? Dann ist es ratsam, eine zusätzliche Versandversicherung abzuschließen und Ihre Pakete gegen Beschädigung oder Verlust zu versichern. Denn internationale Pakete gehen deutlich häufiger verloren als Pakete innerhalb Österreichs.

Es hängt immer von der von Ihnen gewählten Versandoption ab, ob Ihr Paket bis zu einem bestimmten Betrag standardmäßig versichert ist. Darüber hinaus können Sie allerdings jederzeit für jedes einzelne Paket eine separate Versicherung abschließen.

Sie können Ihre Pakete auch unabhängig von einem Versanddienstleister versichern. Die Sendcloud Versicherung z.B. ermöglicht es Ihnen, Ihre Ware zu jedem Betrag einfach und kostengünstig bei gleichzeitig schneller Schadensbearbeitung zu versichern. Mithilfe von intelligenten Versandregeln können Sie sogar bestimmte Sendungen ab einem gewissen Warenwert immer automatisch ohne manuellen Aufwand versichern. Hier erhalten Sie weitere Informationen zum versicherten Versand mit Sendcloud.

Wussten Sie, dass eine reguläre Reklamation bis zu 3 oder 4 Monate dauern kann? Sie variiert je nach Versanddienstleister und Bestimmungsort des Pakets.

6. Internationaler Versand: Verzollung, Zollvorschiften und Zollbestimmungen beachten

Beim internationalen Versand von Paketen ist es wichtig, die örtlichen Zollvorschriften und Zollbestimmungen zu beachten. Denn wenn Sie Pakete außerhalb der EU versenden möchten, kommen Sie um den Zoll nicht herum. Sie sollten daher die Zollformulare so vollständig und korrekt wie möglich ausfüllen. Tun Sie dies nicht, so kann es sein, dass die Sendung nicht zugestellt werden kann. Detaillierte Informationen zu den jeweiligen Formularen finden Sie bei den jeweiligen Versanddienstleistern (z.B. bei DHL) oder beim Zoll.

Je nach Versanddienstleister und Bestimmungsort Ihrer Sendung sind gegebenenfalls die Handelsrechnung als auch zusätzlich die Zollinhaltserklärung CN22 oder CN23 erforderlich. Um Verzögerungen zu vermeiden, empfehlen wir, immer beides hinzuzufügen. Fügen Sie die Handelsrechnung außerdem in dreifacher Ausführung hinzu: jeweils eine für das Land, aus dem Sie verschicken, eine für das Land, in das Sie verschicken und eine für den Empfänger.

Wir merken uns: Ein gut vorbereitetes internationales Paket wird mit einer CN22- oder CN23-Zollinhaltserklärung, einer Handelsrechnung, der CP71-Paketkarte und falls erforderlich, einem Certificate of Origin (Ursprungszeugnis) versehen.

Welche Zollformulare gibt es?

• Handelsrechnung (Commercial Invoice): Bei der Handelsrechnung handelt es sich um ein Ausfuhrdokument, das jeder kommerziellen Sendung außerhalb der EU beizufügen ist. Es enthält Informationen über den Absender, die Versandvorkehrungen und die zu transportierenden Waren. Vorzugsweise bringen Sie sie zweimal auf der Außenseite der Verpackung an und ein drittes Exemplar im Inneren des Pakets für den Empfänger.

• Zollinhaltserklärung (CN22/CN23): Die Zollinhaltserklärung CN22 bzw. CN23 wird von Postunternehmen für den Versand von Waren außerhalb der EU verwendet. Die Zollinhaltserklärung muss außen an Ihrer Verpackung als Aufkleber oder Formular angebracht werden. Verwenden Sie die Zollinhaltserklärung CN22 für Päckchen bis zu einem Wert von ca.  350,- Euro und optional auch für Briefe. Bei Päckchen über einem Wert von ca. 350,- Euro verwenden Sie hingegen die Zollinhaltserklärung CN23. Bei Paketen muss stets das CN23-Formular benutzt werden. Die Zollinhaltserklärung CN23 ist umfangreicher als die Zollinhaltserklärung CN22 und Sie fügen zwei Exemplare hinzu: eines in einer transparenten Hülle außen an Ihrer Verpackung und eines im Inneren des Pakets.
• Paketkarte CP71: Die Paketkarte CP71 ist ein obligatorisches Begleitdokument der Zollinhaltserklärung CN23 und dient als Adresskarte. Legen Sie dieses Dokument sichtbar in den transparenten Umschlag. Wenn Sie nicht möchten, dass Dritte den Inhalt und den Wert der Ware ablesen können, so legen Sie das Formular unter die Zollinhaltserklärung CN23.
• Ursprungszeugnis (Certificate of Origin): Das Ursprungszeugnis gibt die Herkunft eines Produktes an und zeigt folglich, in welchem Land das Produkt hergestellt wurde. Eine ganze Reihe von Ländern außerhalb der EU benötigen für den Import von Waren einen Herkunftsnachweis. Dies kann zum einen aus politischen Gründen geschehen, da z.B. keine Handelsabkommen bestehen oder um die Einfuhr von Waren aus bestimmten, nicht befreundeten Ländern einzuschränken oder sogar zu verbieten.

Beim Ausfüllen dieser Dokumente sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen:

• Füllen Sie die Zollinhaltserklärung immer auf Englisch aus.
• Beschreiben Sie jeden einzelnen Artikel separat auf den Formularen.
• Geben Sie die Anzahl, Gewicht (in Gramm) und den Wert (in €) an.
• Geben Sie das Gesamtgewicht und den Gesamtwert des Inhalts an, auch wenn es sich um ein Geschenk oder eine Probe handelt.
• Geben Sie jeden Artikel mit der passenden Zolltarifnummer an.
• Geben Sie die EORI-Nummer ihres Unternehmens an.
• Vergessen Sie nicht, die Dokumente mit dem jeweiligen Datum zu versehen und zu unterschreiben.

Die richtige Zolltarifnummer

Wenn Sie Zolldokumente wie die Handelsrechnung oder die Zollinhaltserklärung ausfüllen, so werden Sie gebeten die entsprechende Zolltarifnummer anzugeben. Zolltarifnummern sind 6-stellige von der Weltzollorganisation (WZO) festgelegte Codes des Harmonisierten Systems (HS) und dienen der genauen Klassifizierung von Waren für den internationalen Versand.

Zolltarifnummern werden in der Form “XXXX.XX” angegeben und bestehen aus folgenden Bestandteilen:

• Kapitelnummer (Ziffern 1-2): Erste grobe Klassifizierung des Produkts aus 99 verschiedenen Nummern (z.B. Kapitel 09: “Kaffee, Tee, Mate und Gewürze”)
• Positionsnummer (Ziffern 3-4): Weitere Beschreibung des Produkts (z.B. Position 02: “Tee, auch aromatisiert”)
• Unterpositionsnummer (Ziffern 5-6): Abschließende Angaben zum Produkt (z.B. Unterposition 10: “grüner Tee (nicht fermentiert) in unmittelbaren Umschließungen mit einem Inhalt von 3 kg oder weniger”)

Für unser Beispiel des grünen Tees ergäbe sich aus der Zusammensetzung von Kapitelnummer (09), Positionsnummer (02) und Unterpositionsnummer (10) folglich die Zolltarifnummer “0902.10”.

Zusätzlich werden in einigen Ländern noch zusätzliche Ziffern benutzt (z.B. in Südamerika beim 8-stelligen “Mercosur Common Nomenclature”), über die sich die Warenart noch genauer bestimmen lässt.

Da sich mit dem Harmonisierenden System mehr als 200.000 verschiedene Produkte klassifizieren lassen, kann die Suche unter Umständen sehr umfangreich sein. Deshalb haben wir für Sie unseren praktischen HS Code Finder programmiert, über den Sie durch die Eingabe des Produktnamens die richtige Zolltarifnummer ermitteln können:

Die EORI-Nummer angeben

Eine weitere wichtige Nummer, die Sie für Ihre Handelsrechnung und Zollinhaltserklärung benötigen, ist die sogenannte EORI-Nummer. Die Zuteilung dieser Identifikationsnummer für Händler ermöglicht den schnellen und unkomplizierten Austausch von Händlerinformationen mit Zollbehörden außerhalb der EU. Im Gegensatz zu den Zolltarifnummern, die für jedes einzelne Produkt erst ermittelt werden müssen, bleibt diese Nummer – ist sie erstmal beantragt – für Sie beim außereuropäischen Handel praktisch immer gleich.

Die EORI-Nummer besitzt 17 Stellen. Diese setzen sich aus dem Länderkürzel (2 Buchstaben) und 15 weiteren individuellen Kennungeziefern zusammen. Beantragt werden kann sie bei der Generalzolldirektion. Zu beachten gilt es, dass seit dem Brexit für den Handel mit Großbritannien eine neue britische EORI-Nummer benötigt wird, die sich von der europäischen Nummer leicht unterscheidet.

Kopie der Handelsrechnung und CN23-Labels aufbewahren

Achten Sie darauf, dass Sie immer eine Kopie der Handelsrechnung und des CN23-Labels für sich anfertigen. Es ist möglich, dass aufgrund von Fehlern in der Handhabung Ihrer Sendung überhöhte Zollkosten anfallen. Sollten Probleme auftreten, können Sie dem Zoll eine angepasste Rechnung vorlegen.

Paperless Trade

Wenn Sie Pakete mit DHL Express oder UPS verschicken, so können Sie auch “Paperless Trade” verwenden. Dies bedeutet, dass die Zollformulare elektronisch an den Versanddienstleister übermittelt werden. Sobald Sie Ihre internationalen Bestellungen fertiggestellt haben, werden zeitgleich die Zollformulare an den entsprechenden Versanddienstleister übermittelt. So sparen Sie nicht nur Zeit, das Ausdrucken und Kosten, sondern reduzieren auch das Risiko, wichtige Dokumente zu verlieren.

Sendcloud macht automatisch vom “Paperless Trade” Gebrauch, wenn Sie Pakete mit DHL Express oder UPS außerhalb der EU verschicken.

7. Die richtigen Incoterms 2020 anwenden

Die International Commercial Terms, auch Incoterms genannt, sind standardisierte internationale Abkommen über den internationalen Transport von Gütern. Sie können diese auf Ihre Handelsrechnung setzen.

Mit Incoterms wird automatisch geregelt, welcher Vertragspartner für die Versand-, Versicherungs-, Einfuhr- und Zollkosten verantwortlich ist. Die Incoterms werden alle 10 Jahre aktualisiert, so auch die aktuellste Fassung der Incoterms vom 01. Januar 2020.

Die gängigsten Incoterms sind:

• EWX – Ex Works (Ab Werk)
• FOB – Free On Board (Frei an Bord)
• CFR – Cost and Freight (Kosten und Fracht)
• DAP – Delivered At Place (Geliefert Benannter Ort)
• DDP – Delivered Duty Paid (Geliefert verzollt)

Sie wissen nicht, welche Incoterms Sie verwenden sollen? Benutzen Sie “DAP”.

Falls Sie sich nicht sicher sind, welche Incoterms Sie auswählen sollen, dann empfehlen wir Ihnen in jedem Fall DAP. Hier tragen Sie – vereinfacht ausgedrückt – als Verkäufer die Versandkosten, schließen die Versicherung ab und stellen die Exportdokumente aus. Der Empfänger hingegen trägt alle Einfuhr- sowie Zollgebühren.

Wenn Sie mehr über die Incoterms und die Änderungen im Jahr 2020 erfahren möchten, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel über die International Commercial Terms.

8. Internationaler Versand: Zusätzliche Kosten transparent kommunizieren

Apropos Import- und Zollkosten: Beim Versand außerhalb der EU sind zusätzliche Kosten durch den Zoll vorprogrammiert. Als Onlinehändler müssen Sie sich Ihres Erwartungsmanagements bewusst sein. Insbesondere bei den Zollkosten, die Ihre Kunden je nach gewählten Incoterms möglicherweise zahlen müssen.

Falls Ihr Kunde die Kosten vorab nicht kennt, kann er das Paket im schlimmsten Fall ablehnen. Dann müssen Sie als Absender die Rücksende- und Zollkosten übernehmen. Außerdem besteht das Risiko, dass Sie dadurch Ihren Kunden verlieren.

9. Internationale Versandkosten berechnen

Die Versandkosten, die Sie für internationale Pakete zahlen und unter Umständen (anteilig) an Ihre Kunden weitergeben, hängen von folgenden Faktoren ab:

• Verpackungsmaterial
• Versandkosten (je nach Bestimmungsort, Gewicht und Größe des Pakets)
• Kosten für die Bearbeitung der Sendung
• Zollgebühren (je nach gewähltem Incoterm)
• Zuschläge (bei Inseln oder abgelegenen Gebieten)

Sendcloud bietet Ihnen einen kostenlosen Versandkostenrechner an, mithilfe dessen Sie leicht erkennen können, welche internationalen Versandoptionen möglich sind und welche Kosten damit verbunden sind. Alles, was Sie tun müssen, ist, das Ziel und die Abmessungen Ihrer Sendung anzugeben und anschließend die für Ihren Onlineshop sinnvollste Versandoption auszuwählen.

10. Internationaler Versand und weltweite Retouren

Retouren sind ein elementarer Bestandteil im E-Commerce und stellen eine grundlegende Kaufentscheidung für potenzielle Kunden dar. Mit kundenfreundlichen Rückgabebedingungen und einer flexiblen Retourenpolitik fördern Sie zudem Ihre internationale Conversion. Aber wie machen Sie das weltweit? Im Prinzip haben Sie 3 Möglichkeiten:

• Retouren kehren zu einem lokalen Partner zurück.
• Die Zusammenarbeit mit einem internationalen Logistikunternehmen.
• Internationale Retourenlösungen.

Es gibt verschiedene Anbieter, die Komplettlösungen für Retouren anbieten. In Bezug auf Retouren innerhalb Europas können Sie Ihr persönliches Online-Retourenportal über Sendcloud benutzen. Dieses ist in mehreren Sprachen verfügbar und Ihre Kunden können problemlos eigenständig ein Sendcloud Retourenlabel erstellen, um über eine lokale Postfiliale zu retournieren. Mehr zur reibungslosen internationalen Retourenbearbeitung erfahren Sie in unserem Blog.

Internationaler Versand: Im Zweifelsfall nachfragen

Internationaler Versand bietet viele Möglichkeiten, allerdings müssen Sie vielerlei Formalien berücksichtigen. Abschließend möchten wir Ihnen noch Folgendes mit auf den Weg geben: Sollten Sie sich bei etwas unsicher sein, so wenden Sie sich bitte an den jeweiligen Paketdienst oder Ihren Vermittler.

Bei Sendcloud erhalten wir regelmäßig Fragen zu international versendeten Paketen, die aufgrund fehlender oder falscher Angaben vom Zoll sichergestellt werden. Zögern Sie nicht, uns im Zweifelsfall immer zu kontaktieren. Man kann schließlich nie genug Fragen stellen, oder?

Möchten Sie mehr über den internationalen Versand erfahren und die 10 Tipps des Artikels nochmal in ausführlicher Form nachlesen? Dann laden Sie sich gleich unser kostenloses Whitepaper mit 10 Must-read Tipps zum internationalen Versand herunter.